Wie viele Jahre muss ich meine Belege aufheben? Bis 2016 mussten Steuerzahlende zusammen mit ihrer Steuererklärung auch bestimmte Belege und Nachweise beim Finanzamt einreichen. Doch 2017 wurde diese sogenannte „Belegvorlagepflicht“ abgeschafft und man kann seine Steuererklärung ohne Belege machen. Aber Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass man seine Belege deswegen in den Müll schmeißen kann.
Denn die „Belegvorlagepflicht“ wurde durch die sogenannte „Belegvorhaltepflicht“ ersetzt. Man kann seine Steuererklärung also ohne Belege abgeben, ist dabei aber verpflichtet, die Belege aufzubewahren. Denn das Finanzamt kann Steuerzahlende auffordern, bestimmte Belege bei Bedarf nachzureichen oder stichprobenartige Kontrollen durchführen.
Regional ist zu hören, dass die Finanzämter regelmäßig Nachweise anfordern, wenn der Steuerzahler bestimmte Ausgaben zum ersten Mal in seiner Steuererklärung angibt. Häufige Praxis-Fälle seien das erstmalige Absetzen eines Arbeitszimmers oder der Kinderbetreuungskosten.
Deswegen gilt: Arbeitnehmer sollten ihre Steuerunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, nachdem sie ihre Steuererklärung abgegeben haben. Welche Belege sollte man aufbewahren? Falls das Finanzamt Rückfragen hat oder eine stichprobenartige Kontrolle durchführt, sollte man folgende Belege griffbereit haben:
• Steuerbescheinigungen über Kapitalertragsteuer oder Zinsabschläge
• Spendenbescheinigungen
• Nachweis von außergewöhnlichen Belastungen: Dazu zählen etwa Krankheitskosten, Pflege- und Pflegeheimkosten, Unterhaltskosten und Beerdigungskosten
• Nachweise einer Behinderung
• Studienbescheinigung
• Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge
• Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen
• Nachweis über besondere Werbungskosten, wie beruflich bedingte Umzugskosten, Weiterbildungen oder Möbel für ein Arbeitszimmer
• Handwerkerrechnungen inklusive Kontoauszüge
Übrigens: Als Arbeitnehmer ist man nicht unbedingt verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Für viele Arbeitnehmer ist die Steuerpflicht nämlich schon durch den monatlichen Lohnsteuerabzug abgegolten. Trotzdem kann es sich lohnen eine Steuererklärung machen zu lassen, etwa wenn man hohe Ausgaben hat, die sich positiv auf die Steuerlast auswirken könnten.
Steuererklärung: Was passiert, wenn man einen wichtigen Beleg doch weggeworfen hat? Zwar muss man seine Belege nicht mehr mit der Steuererklärung einreichen, doch was passiert, wenn das Finanzamt Rückfragen hat oder stichprobenartig einen Beleg nachfordert, den man verlegt hat? Hakt das Finanzamt bei bestimmten Ausgaben nach und Sie können keine Belege liefern, wird das Finanzamt die Ausgabe in Ihrer Steuererklärung streichen!
Als Faustregel kann man sich deswegen merken: Für jede Ausgabe, die man beim Finanzamt gelten gemacht hat, sollte man den passenden Beleg aufbewahren. Am besten in einem Aktenordner, auf dessen Rücken man das Steuerjahr notiert: „2021“, „2022“, „2023“. So kann man seine Unterlangen schnell wiederfinden, erspart sich das lange Wühlen in Schubladen oder Pappkartons auf dem Dachboden und hat so alles parat, wenn es zum Termin beim Lohnsteuerhilfeverein kommt.
Was ist aber, wenn gar kein Beleg für eine Ausgabe ausgestellt wurde? Manchmal kann es vorkommen, dass man gar keinen Beleg für eine Ausgabe hat. Etwa, wenn man sich einen günstigen Arbeitslaptop auf dem Flohmarkt gekauft hat. In diesem Fall sollte man sich am bestens nach dem Kauf einen Eigenbeleg ausstellen. Notieren Sie auf einem Blatt Papier, was Sie wann für wie viel Geld wofür gekauft haben. Dieser Beleg rettet Ihnen bei Rückfragen des Finanzamts in der Regel die Steuerersparnis.
Noch Fragen? Der Lohnsteuerhilfeverein HILO e.V. berät für einen sozial gestaffelten Mitgliedsbeitrag und prüft auch den Steuerbescheid. Professionelle Hilfe bei ihrer Steuererklärung erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Rentnerinnen und Rentner bundesweit hier:
